Beschaffungs- und Einkaufsmanagement

Zusammenfassung

Die Beschaffung verantwortet die Versorgung eines Unternehmens mit den für die Wertschöpfung notwendigen Gütern und Dienstleistungen (Vgl. Bräkling und Bräkling, Elmar, und Klaus Oidtmann. 2019. „Beschaffungsmanagement: Die Grundlagen“. In Beschaffungsmanagement: Erfolgreich einkaufen mit Power in Procurement, herausgegeben von Elmar Bräkling und Klaus Oidtmann, 3–17. Wiesbaden: Springer Fachmedien Wiesbaden., S. 3). Dabei sind die Beschaffungsobjekte nicht nur rechtlich, sondern auch faktisch zur Verfügung zu stellen. Die Versorgung ist bezüglich Art, Menge, Zeit und Qualität zu gewährleisten.

Wiederholungsfragen Kapitel 4 (Beschaffungs- und Einkaufsmanagement)

• 1. Nennen Sie die Ziele des Beschaffungsmanagements.

• 2. Wie kann die Beschaffung organisatorisch in ein Unternehmen eingegliedert werden? Welche Vor- und Nachteile gibt es?

• 3. Nach welchen Prinzipien kann die Beschaffung organisiert werden?

• 4. Was sind Incoterms? Nennen und erklären Sie zwei gängige Incoterms!

• 5. Welche Preisvereinbarungen können in Verträgen enthalten sein? Beschreiben Sie jede Möglichkeit kurz.

• 6. Welche Indizes können wichtige Marktinformationen liefern?

Lösungshinweise

• 1. Nennen Sie die Ziele des Beschaffungsmanagements.

  • Nachhaltige Versorgung der Fachbereiche mit Material, Gütern und Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass das richtige Beschaffungsobjekt in der richtigen Menge mit der geforderten Qualität am richtigen Ort zur Verfügung steht.

  • Qualifizierte Analyse des Beschaffungsmarkts, um den Wettbewerb zu nutzen.

  • Optimierung der gesamten Beschaffungskosten, die sowohl Einkaufspreise der Beschaffungsobjekte berücksichtigt, als auch Bereitstellungskosten (Transport, Lagerhaltung), Folgekosten (Gewährleistung, nachträgliche Qualitätsprobleme) und interne Kosten.

  • Ganzheitliche Qualitätsüberwachung, um Beschaffungsobjekte bewerten zu können und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

  • Unterstützung anderer Unternehmensbereiche wie bspw. Vertrieb oder Entwicklung.

  • Effektive und effiziente Gestaltung der Beschaffungsprozesse.

• 2. Wie kann die Beschaffung organisatorisch in ein Unternehmen eingegliedert werden? Welche Vor- und Nachteile gibt es?

  Die Eingliederung der Beschaffung in die Gesamtorganisation kann zentralisiert, dezentralisiert oder in einer Mischform erfolgen.

  Bei einer zentralen Beschaffung wird der gesamte Bedarf des Unternehmens von einer einzigen Organisationseinheit im Unternehmen beschafft. Daraus ergeben sich folgende Vor- und Nachteile:

Mögliche Vorteile einer zentralen Beschaffung

Mögliche Nachteile einer zentralen Beschaffung

– Sinkende Beschaffungskosten durch größere Losgrößen – Umfassende Informationen bei allen Beschaffungsvorgängen an einer zentralen Stelle (Einkauf) – Zentrale Ansprechstelle für interne Bereiche und Lieferanten – Bessere Übersicht, zentrale Entscheidungen – Höhere Potentiale für Standardisierung, Typung und Normung

– Gefahr langer Entscheidungswege und hoch bürokratischer Prozesse – Steigende Abwicklungskosten, mögliche Versorgungsengpässe und daraus resultierende Fehlmengenkosten durch Inflexibilität – Mangelnde Nähe zum Beschaffungsmarkt und damit verbundene Beeinträchtigung des Kostenbewusstseins und der Kostenverantwortung der Bedarfsträger – Erschwerte Berücksichtigung länderspezifischer Gegebenheiten – Starke Spezialisierung für den Einkäufer, kein breites Einsatzspektrum

Die dezentrale Beschaffung kann örtlich und/oder sachlich orientiert erfolgen, indem mehrere Stellen im Unternehmen den Bedarf an Materialien parallel beschaffen.

Mögliche Vorteile einer zentralen Beschaffung	Mögliche Nachteile einer zentralen Beschaffung
– Kurze Entscheidungswege führen zu einer höheren Flexibilität und Anpassungsfähigkeit – Kurze Informationswege durch Nähe zum Beschaffungsmarkt – Eingehen auf spezifische Anforderungen des einzelnen Absatzproduktes – Hohe Erfahrungswerte und hohe Motivation der Mitarbeiter	– Hoher Zeitaufwand für Bestellungen – Einige Aufgaben werden doppelt ausgeführt, wie z.B. bei der Lieferantensuche – Für Beschaffungsmarketing bleibt nur wenig Zeit – Konzernweite Konsolidierung von Beschaffungsmengen ist nicht möglich – Weniger Rabatte, höhere Kosten, schlechtere Einkaufskonditionen

Bei der Eingliederung des Einkaufs in einer Mischform wird versucht, die Vorteile der zentralen und dezentralen Beschaffung zu nutzen und die Nachteile zu minimieren. Sie kann in verschiedenen Formen erfolgen, wie beispielsweise in einer Matrixorganisation, bei der der zentrale Einkauf Rahmenverträge ausarbeitet und der dezentrale Einkauf innerhalb dieser Rahmenverträge das Material bestellt. Auch das Lead-Buyer-Konzept stellt eine solche Mischform dar.

• 3. Nach welchen Prinzipien kann die Beschaffung organisiert werden?

  Der Aufbau der Beschaffung kann nach Verrichtung, nach Objekten oder nach Regionen erfolgen.

  Beim Verrichtungsprinzip sind die Arbeitseinheiten nach dem organisatorischen Ablauf, entsprechend der Wertschöpfung, gegliedert (z.B. Disposition, Bestellung, Anfragen, Lager).

  Die objektorientierte Aufgabenanalyse beschreibt eine Gliederung nach Materialgruppen (z.B. Roh , Hilfs-, Betriebsstoffe, Handelswaren, Verpackung).

  Das Verrichtungsprinzip und das Objektprinzip können auch miteinander kombiniert werden.

  Ein regionenorientierter Aufbau einer Beschaffungseinheit gliedert sich nach verschiedenen Beschaffungsmärkten (z. B. Asien, West-/Ost-Europa, Nord- und Südamerika).

• 4. Was sind Incoterms? Nennen und erklären Sie zwei gängige Incoterms!

  Incoterms (International Commercial Terms = Internationale Handelsklauseln), sind Regeln zur einheitlichen Auslegung von handelsüblichen Vertragsformeln und stellen Lieferbedingungen dar. Sie sollen Missverständnisse vorbeugen indem sie festlegen, welche Transportkosten der Verkäufer, welche der Käufer zu tragen hat und wer im Falle eines Verlustes oder der Beschädigung der Ware das finanzielle Risiko trägt (Gefahrenübergang). Zwei gängige Incoterms sind EXW und DAP.

  EXW (Ex Works/Ab Werk): Der Käufer trägt alle Transportkosten und das gesamte Transportrisiko.

  DAP (Delivered At Place/Geliefert am Ort): Der Verkäufer trägt alle Kosten und Gefahren bis zum vereinbarten Bestimmungsort, der Käufer die Kosten und Gefahr der Entladung.

• 5. Welche Preisvereinbarungen können in Verträgen enthalten sein? Beschreiben Sie jede Möglichkeit kurz.

  Verträge können unbestimmte Preisvorbehaltsklauseln, Festpreise oder Preisgleitklauseln enthalten.

  Bei unbestimmten Preisvorbehaltsklauseln beinhaltet der Vertrag keine bezifferte Angabe des Preises oder einen vereinbarten Mindestpreis. Das Preisänderungsrisiko liegt dabei beim Käufer, da der Lieferant den Preis zum Liefertermin erhöhen darf.

  Festpreise zeichnen sich dadurch aus, dass beide Parteien während der Vertragslaufzeit den Preis nicht nachverhandeln dürfen. Dadurch hat der Hersteller eine kalkulierbare Größe auf längere Zeit. Jedoch können für den Lieferanten einerseits durch zu hohe Festpreise der Auftragseingang gefährdet und andererseits bei Unterschätzung von Lohn- und Preiserhöhungen Verluste entstehen.

  Preisgleitklauseln koppeln den Preis an Löhne und Materialpreise. Sie finden Anwendung, wenn zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses die Richtung und das Ausmaß der Kostenentwicklung ungewiss sind. In diesem Fall wird das Preisrisiko, welches ein Festpreis mit sich brächte, von den Vertragspartnern (Lieferant und Hersteller) als zu hoch empfunden, da zum Vertragsabschluss die noch unübersehbaren Risiken nicht auf beide Vertragspartner in objektiver Weise verteilt werden können. In der Einkaufspraxis kommt eine Reihe von Klauseln vor (z.B. Lohngleitklauseln, Indexklauseln, Selbstbeteiligungsklauseln). Generell kann zwischen unbestimmten und definierten Preisgleitklauseln unterschieden werden.

• 6. Welche Indizes können wichtige Marktinformationen liefern?

  • Der „Environment Subindex and Pillars“ nimmt eine Länderbewertung nach Marktbeeinflussung, rechtlichen und politischen Gegebenheiten sowie der Entwicklung der Infrastruktur vor. Er gibt Informationen darüber, ob äußere Einflüsse den steten Warenfluss bei der Zusammenarbeit mit einem Lieferanten aus dem Ausland beeinträchtigen könnten.

  • Der „Network Readiness Index” (NRI) misst die Neigung eines Landes Informations- und Kommunikationstechnologien zu nutzen.

  • Der „Corruption Perceptions Index“ (CPI) von Transparency International führt Staaten nach dem Grad, in dem dort Korruption bei Amtsträgern und Politikern wahrgenommen wird, auf. Er stützt sich auf verschiedene Umfragen und Untersuchungen, die von neun unabhängigen Institutionen durchgeführt wurden.

  • Der „Baltic Dry Index“ (BDI) zeigt die Frachtpreise für Trockenschüttgut (Rohstoffe) an. Er wird als Frühindikator für den Verlauf der Weltwirtschaft betrachtet.

  • Indizes aus dem Bereich Bildung, wie bspw. der Bildungsindex, die erwarteten Bildungsjahre sowie die Regierungsausgaben für Bildung können Aufschluss darüber geben, ob der Fremdbezug eines Materials hohe qualitative Risiken tragen würde.

Zudem gibt es noch viele weitere Indizes in verschiedenen Bereichen:

Bereich	Beispielhafte Indizes
Bildung	– Bildungsindex – Erwartete Bildungsjahre – Regierungsausgaben für Bildung
Infrastruktur	– Infrastrukturindex – Logistics Performance Index (LPI) – Möglichkeit des Trackings – Lieferpünktlichkeit
Bürokratie	– Bürokratiekosten – Bürokratiestunden
Gesundheit	– Lebenserwartung – Häufigkeit von Erkrankungen (Malaria, Tuberkulose, HIV etc.) – Gesundheitsausgaben