Zusammenfassung
Kongressorganisation ist eine komplexe Dienstleistung. Es müssen eine Vielzahl von Interessenträgern mit teilweise gegenläufigen Zielvorstellungen eingebunden werden. Auch wenn der Kongress eine Großveranstaltung ist, wird die Veranstaltung inhaltlich häufig noch und vor allem bei wissenschaftlichen Fachgesellschaften durch ehrenamtliche Tätigkeit geplant und gestaltet. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Beteiligten an die Professionalisierung der Veranstaltung. So sind auch die Jahrestagungen der Fachgesellschaften heute auf einem ausdifferenzierten Fortbildungsmarkt keine Selbstläufer mehr. Dadurch entstehen besondere Herausforderungen für die Gestaltung des Veranstaltungsformats „Kongress“.
Managementinstrumente und Methodenkompetenz sind zwingend erforderlich. Veranstalter holen sich daher meist Unterstützung ein, von einem Professional Congress Organiser (PCO). Der PCO, eine Eventagentur, die sich auf die Organisation von Kongressen spezialisiert hat, erbringt dabei nicht nur alle Dienstleistungen, sondern auch eine umfassende Beratung.
In diesem Beitrag wird der Fokus auf die Prozesse der Kongressorganisation für die inhaltliche Planung und die Einbindung des Teilnehmers einer solchen Großveranstaltung gerichtet. Durch den sinnvollen Einsatz von Prozessmodulen und Kontrollinstrumenten kann man in der Kongressorganisation der Gestaltung einen sinnvollen Rahmen der Planungssicherheit geben. Dabei wird immer wieder der Spiegel der aktuellen Anforderungen an das Veranstaltungsformat gelegt und bewertet, wo man Akzente setzen kann, um eine zeitgemäße Kongressveranstaltung zu planen und die Beteiligten so stark wie möglich in den Gestaltungsprozess mit einzubinden.
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Notes
- 1.
Ein Verband ist eine Interessengemeinschaft einer bestimmten Fachgruppe, der für die Mitglieder die Interessenvertretung in der Öffentlichkeit übernimmt. Dabei macht ein Verband auch politische Lobby- und Informationsarbeit, um die gesetzlichen Rahmenbedingungen für die Fachgruppe günstig mitzugestalten.
- 2.
Aktive Arbeit der Teilnehmer an Fallbeispielen oder Modellen im Rahmen eines Workshops (Hands-on-Workshop) oder Kurses.
- 3.
Mit einem „Call for Abstracts “ wird die Öffnung der Abstract-Einreichung angekündigt und für die Einreichung von Abstracts im Fachkreis geworben. Das kann über einen Flyer in schriftlicher oder digitaler Form per Post- oder Mailversand erfolgen. Wichtige Bestandteile des „Call for Abstracts“ sind die Themen, für die Abstracts eingereicht werden können, und die Bekanntgabe der Frist, bis wann Abstracts eingereicht werden können.
- 4.
Der Begriff „Kritischer Pfad“ bezieht sich auf die Zeitschiene einer Aufgabe, eines Aufgabenbündels oder eines Teilprozesses, die bei unvorhersehbaren Verzögerungen zum Engpass für das gesamte Projekt respektive für eine Veranstaltung mit einem fixen Durchführungstermin werden kann. Kontrollmechanismen einerseits und andererseits Zeitpuffer sind nach der Identifikation eines Kritischen Pfads bereits im Stadium der Projektplanung vorzusehen.
- 5.
Das Vorprogramm ist eine vorläufige Version eines Kongressprogramms. Das Gesamtprogramm steht je nach Größe und Komplexität oft erst kurz vor dem Kongress final fest. Da sich aber interessierte Fachteilnehmer früher über die Inhalte des Kongresses informieren wollen, um sich für eine Teilnahme aufgrund für sie interessanter und relevanter Inhalte zu entscheiden, wird ein vorläufiges Programm – das Vorprogramm – früher veröffentlicht. Oft sind in dem Vorprogramm nur die eingeladenen Referenten und ein Überblick über die geplanten Sitzungen gegeben. Das Vorprogramm kann in gedruckter oder digitaler Form per Post- oder Mailversand verschickt werden.
Literatur
Getz D (2012) Event studies – theory, research and policy for planned events, 2. Aufl. Routledge, Abingdon
Schmitt I (2012) Praxishandbuch Eventmanagement, Das A-Z der perfekten Veranstaltungsorganisation – Mit zahlreichen Checklisten und Mustervorlagen, 3. Aufl. Springer Gabler, Wiesbaden
Schwägermann H, Cornelius M (2012) Wiegen, messen und für gut befunden? Ein Beitrag zum Event-Controlling. In: Schreiber M-T (Hrsg) Kongresse, Tagungen und Events- Potenziale, Strategien und Trends der Veranstaltungswirtschaft. Oldenbourg Wissenschaftsverlag, München
Weiterführende Literatur
Rück Hans RG (2013) Compliance bei Events. In: Zanger C (Hrsg) Events und Sport – Markenkommunikation und Beziehungsmarketing. Springer Fachmedien, Wiesbaden
Holzbauer U, Jettinger E, Knauss B, Moser R, Zeller M (2010) Eventmanagement – Veranstaltungen professionell zum Erfolg führen, 4. Aufl. Springer, Berlin
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Spacke, M. (2017). Kongressorganisation . In: Bühnert, C., Luppold, S. (eds) Praxishandbuch Kongress-, Tagungs- und Konferenzmanagement. Springer Gabler, Wiesbaden. https://doi.org/10.1007/978-3-658-08309-0_37
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